休暇や休職などで仕事を離れる場合は、Microsoft Outlook で不在通知を設定することをお勧めします。これは、自分が不在で、一定期間返信できないことを相手に知らせる自動返信機能です。
Outlook のこのような自動返信の便利な点は、必要な時間帯にスケジュールを設定できることです。必要に応じて、この機能のオン/オフを手動で切り替えることもできます。
Windows、Mac、Web 上の Outlook で不在時メッセージを設定する方法を説明します。
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Windows 版 Outlook で不在時の自動返信を設定する方法
Windows の Outlook デスクトップ アプリでは、わずか数分で不在時の返信を作成し、スケジュールすることができます。
ステップ 1: Windows で Outlook を開き、[ファイル]タブを選択します。
ステップ2：左上の「情報」が選択されていることを確認します。次に、右側の「自動返信」をクリックします。
ステップ 3:ポップアップ ウィンドウの上部にある[自動返信を送信する]オプションをオンにし、下部にあるテキスト ボックスにメッセージを入力します。
ステップ 4:返信をスケジュールするには、 [この時間枠内にのみ送信]チェックボックスをオンにし、開始日時と終了日時を選択します。
時間枠を選択しない場合は、この場所に戻って自動返信を手動でオフにしてください。
ステップ 5:完了したら[OK]をクリックします。
MacのOutlookで不在時の自動返信を設定する方法
新しい Outlook on Mac を使用している場合は、次の手順に従って不在時の返信を設定およびスケジュールできます。
ステップ 1: Mac で Outlook を開き、メニュー バーから[ツール] > [自動返信]を選択します。
ステップ 2: [自動返信] ウィンドウが表示されたら、上部のボックスをオンにして自動返信を有効にし、その下のボックスにメッセージを入力します。
ステップ3：返信をスケジュールするには、 「この期間のみ返信を送信する」チェックボックスをオンにします。次に、開始日時と終了日時を選択します。
スケジュール機能を使用しない場合は、この領域に戻って自動返信を手動でオフにしてください。
ステップ4：組織外の人に不在時の返信を送信するには、次のチェックボックスをオンにします。「連絡先のみに送信」または「すべての外部送信者に送信」を選択できます。
次に、そのテキスト ボックスに送信したい自動返信を入力します。
ステップ 5:完了したら[OK]をクリックします。
Outlook on the webで不在時の自動返信を設定する方法
Web 上の Outlook を使用する場合、自動返信の作成とスケジュール設定も同様に簡単です。
ステップ 1: Web 上の Outlook にアクセスしてサインインします。
ステップ 2:右上の歯車アイコンをクリックし、サイドバーの下部にある [すべての Outlook 設定を表示]を選択します。
ステップ 3:ポップアップ ウィンドウで、左端の [メール]と右側の[自動返信]を選択します。
ステップ 4:上部のトグルをオンにして、不在時メッセージを入力します。
ステップ5：自動返信をスケジュールするには、「一定期間内に返信を送信する」チェックボックスをオンにします。次に、開始日時と終了日時を選択します。必要に応じて、指定された期間にOutlookの予定表に適用される追加設定のチェックボックスをオンにします。
不在時の返信をスケジュールしない場合は、設定のこの場所に戻って手動でオフにすることができます。
ステップ 6:この自動返信を Outlook の連絡先にのみ送信するには、下部にあるボックスをオンにします。
ステップ 7:完了したら、[保存]をクリックし、右上の[ X]をクリックして設定を閉じます。
Outlook で自動返信を設定する方法がわかったので、アプリケーションの更新された機能を確認したり、Microsoft Outlook で実行できるその他の機能について学習したりしてください。
