Microsoft Wordをお使いの方は、これが単なるワードプロセッサ以上の機能を持っていることにお気づきでしょう。Wordは、文字を入力するだけでなく、宛名ラベルを作成するための非常に便利な機能など、様々な機能を備えています。
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このガイドでは、封筒に貼るラベルを1枚だけ印刷したい場合でも、大量の郵送物に使うラベルを1ページ分印刷したい場合でも、Wordからラベルを印刷する方法をご紹介します。これは非常に簡単な作業で、手書きで宛名を記入するよりも時間と手間を大幅に節約できます。
個別の住所ラベルを印刷するにはどうすればいいですか?
ステップ1：空白のWord文書を開き、ページの任意の場所に宛先の住所を入力します。手紙やメモから入力する場合も、空白ページから入力する場合も、手順は同じです。
注: Microsoft 365 の Word バージョン 2201 を使用しています。
ステップ 2:受信者のアドレスを選択し、メニューから[差し込み文書] > [封筒]を選択します。
ステップ3：該当するボックスに差出人住所を入力すると、Wordが自動的に封筒の適切な場所に追加します。差出人住所を省略することもできます。また、電子郵便料金計算ソフトがインストールされている場合は、Wordで料金支払済みバーコードを追加することもできます。
ステップ 4: [オプション...]をクリックして、封筒の適切なサイズや、配送先住所と差出人住所に使用するフォントなどを設定します。
ステップ 5:封筒を選択し、フォントを正しく設定します。
ステップ6：「印刷」をクリックして封筒を印刷します。プリンターに封筒が正しくセットされていること、そして印刷する封筒に合わせてプリンターの設定が適切に行われていることを確認してください。利用可能なプリンターが多数あるため、ここではこれらの設定については説明しません。
差出人住所を初めて入力する場合は、デフォルトとして保存するかどうかを尋ねられます。保存する場合は「はい」を、保存しない場合は「いいえ」をクリックしてください。
1 ページに複数のラベルを印刷するにはどうすればよいですか?
ステップ 1:受信者のアドレスを選択し、Word メニューの[ラベル]をクリックします。
ステップ2：「オプション...」をクリックして「ラベルオプション」画面を開きます。ここで、使用しているラベル製品を特定する必要があります。プリンターが正しく設定されていること、ラベルのベンダーと製品番号も確認してください。これにより、ラベルの印刷方法が決まります。「詳細...」をクリックすると、ラベルオプションをさらに絞り込むことができます。
印刷前に誤ってラベルを多く作成してしまった場合は、個別に削除できますが、時間がかかるため、再起動または続行する前にページを削除することを検討してください。
Microsoft Word で差し込み印刷を使用する
同じ受信者ではなく、複数の受信者にラベル シートを印刷する場合は、Microsoft の差し込み印刷機能を確認してください。
ステップ1：「差し込み印刷の開始」メニューオプションの「受信者の選択」の下矢印キーをクリックします。 「新しいリストを入力...」と「既存のリストを使用...」の2つのオプションが表示されます。
ステップ2：最初から作成する場合は、「新しいリストを入力...」を選択します。受信者情報を追加するための表が表示されます。ここに各受信者を入力します。「新規エントリ」をクリックして、新しい受信者を追加します。
[検索...]を使用して既に入力した受信者を検索したり、[列のカスタマイズ...]を使用してテーブル要素を追加および削除したりできます。
ステップ3：「OK」をクリックしてリストを保存します。データソースのデフォルトの保存場所がポップアップ表示されるので、ファイルに名前を付けて保存できます。
ステップ4：既に作成済みのメーリングリストを選択するには、ドロップダウンメニューから「既存のリストを使用する...」を選択します。デフォルトのデータソースの場所が開き、保存済みのメーリングリストが利用可能になっているはずです。それを選択し、「開く」をクリックします。
なお、差し込み印刷では外部データベースからデータを取得することもできますが、これはこのガイドの範囲外です。
ステップ5：必要に応じて、メニューの「受信者リストの編集」をクリックして受信者リストを編集できます。これにより、含める受信者の選択、リストを開いて編集、受信者リストの絞り込みなど、さまざまなオプションが表示されます。
ステップ6：差し込み印刷を開始するには、「差し込み印刷の開始...」の下矢印をクリックし、「ラベル」を選択します。差し込み印刷には他にも多くのオプションがありますが、ここではラベルの印刷に焦点を当てます。
ステップ7：差し込み印刷機能では、同じ宛先を複数指定したラベルを印刷する場合と同じ手順が使用されることにお気づきでしょう。ラベルが正しく識別されていること、そしてプリンターに適切なラベルがセットされていることを確認してください。
この機能の詳細については、Microsoft Word での差し込み印刷の使用に関する完全なガイドをご覧ください。
ラベルを印刷できることは、Microsoft Word で知らなかった機能の 1 つにすぎません。
