Googleドライブの使い方

Google ドライブは、無料プランと有料プランで15GBのストレージ容量に加え、追加のストレージ容量と機能を備えたクラウドストレージソリューションです。シンプルなインターフェースとGoogle ドキュメントとの統合により、ユーザーフレンドリーな選択肢となっています。

Google ドライブを初めて使用する場合は、アカウントの作成方法、ドキュメントのアップロードとダウンロード方法、ファイルの共有方法、サービスを最大限に活用する方法については次のガイドをご覧ください。

はじめる

Googleドライブへのアクセス

ステップ1：Googleドライブを使用する前に、まだアカウントをお持ちでない場合は、アカウントを取得する必要があります。アカウントの登録は無料で、登録するとGoogleのすべてのサービスにスムーズに同期してアクセスできるようになります。15GBを超えるストレージが必要な場合は料金がかかりますが、サービスの利用には影響しません。人気のウェブブラウザであるGoogle Chromeには、ドライブと連携する拡張機能やツールが多数搭載されているので、ダウンロードしておくのも便利です。

ステップ 2 : サインアップしたら (または既存のアカウントにログインしたら)、ブラウザまたは専用のモバイル アプリ (現在 Android と iOS の両方で利用可能) からドライブにアクセスできます。

ナビゲート

ドライブにログインしたら、画面左上隅にある多色のプラス記号 の「新規」 ボタン、または画面中央付近にある「マイドライブ」ボタンをクリックします。モバイルアプリでは、右下隅にあるプラス記号の付いた円をタップします。するとメニューが開き、ドライブにファイルを作成またはアップロードできます。スプレッドシート、Word文書、スライドショープレゼンテーション、フォーム、図形描画など、サードパーティ製アプリを使えば様々なファイルを作成できます。

ここでは、これらの無料プログラムのそれぞれの使い方については詳しく説明しません。ただし、これらのサービスを素早く使いこなすためのヒントをいくつか紹介します。

ヒント 1 : ドライブ内のボタンは非常に分かりやすいですが、ボタンの機能がよくわからない場合は、マウスをボタンの上に置いてみてください。ボタンの機能を説明するポップアップウィンドウが表示されます。

ヒント2： Microsoft Office（Word、Excel、PowerPointなど）を使ったことがあるなら、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは馴染みのあるソフトウェアでしょう。操作性は似ており、より直感的に操作できます。Microsoftのソフトウェアほど高度な機能は備えていませんが、ドライブは無料なので、それも当然と言えるでしょう。

ヒント3： ドキュメント、スプレッドシート、スライドのメインページにアクセスして、その種類のファイルをすべて1か所で確認することもできますが、フォルダを作成する方が整理しやすいでしょう。フォルダを作成するには、左上隅の 「新規」 ボタンをクリックし、 「フォルダ」 を選択して、ファイルディレクトリに名前を付けます。その後、ドライブのメインページからファイルを任意のフォルダにドラッグするだけです。

また、後でアクセスしたいファイルにスターを付けることもできます。そのアイテムのメニューで[スターを追加]をクリックすることで、そのファイルにスターを付けることもできます。ただし、そのファイルは追加したユーザーのみが閲覧でき、特定のアイテムを共有したユーザーは閲覧できないことに注意してください。

ヒント4： ドライブ内のアイテムを素早く見つけるもう一つの方法は、「ドライブ内検索」機能を使うことです。各ページの上部には、ファイル名またはファイルの種類でファイルを検索できるフィールドがあります。このフィールドの下向き矢印、または「その他の検索ツール」をクリックすると、日付やファイルの共有相手など、さらに詳細な条件を指定してファイルを検索できます。

Googleドライブを最大限に活用する

ドキュメントのアップロードと共有

ドライブにドキュメントをアップロードするには、「新規」または「マイドライブ」の下にある「ファイルをアップロード」または「ファイルのアップロード」ボタンをクリックし、パソコンからファイルを選択します。ドライブは個人利用に最適ですが、他のクラウドサービスと一線を画すのは、強力な共同作業ツールです。プロジェクトでリモートワークが必要な場合、ドキュメントを共有し、リアルタイムで共同作業を行うことができます。

ドキュメントを作成した後、共有するには、右上の「共有」ボタンをクリックし、共同編集者のメールアドレスを追加して、青い「完了」ボタンをクリックします。共同編集者にアクセス権が付与されると、ドキュメントは共同編集者のドライブダッシュボードの「共有相手」タブに表示され、共有ドキュメントへのリンクが共同編集者のメール受信トレイに送信されます。

「ユーザーやグループと共有」メニューの下部にある共有リンクを使用して、テキストメッセージや他のメッセージサービスでファイルを送信できます。メニュー下部の「リンクをコピー」をクリックしてください。

共有ドキュメントを閲覧中は、ウィンドウの右上隅で現在誰が編集中か確認できます。共同編集者の名前は異なる色（またはアカウント写真）で表示されるため、すぐに見分けることができます。色にカーソルを合わせると、誰が編集中か確認できます。

ドキュメントをダウンロードしてオフラインでファイルにアクセスする

ドライブのもう一つの便利な機能は、インターネットにアクセスできないときでもファイルを閲覧・編集できることです。Google Chrome用のGoogleドキュメントオフライン拡張機能をダウンロードするだけです。ダウンロード後、ドライブの設定で有効にすれば、旅行中や数時間インターネットに接続できないときでも、特定のファイル（ドキュメント、スプレッドシート、スライド）にアクセスできます。ファイルウィンドウのファイル名の横に、稲妻が描かれた灰色の円が表示され、オフラインになっていることがわかります。

ただし、この方法の欠点の一つは、自分が作成し、誰とも共有していないファイルにしかアクセスできないことです。また、アクセスするには、ブラウザでGoogleドライブを開いておく必要があります。モバイルアプリからオフラインでもデータにアクセスすることも可能ですが、その場合は事前に設定でこの機能をオンにしておく必要があります。

Google グループ経由で複数の共同編集者を追加する

ドキュメントを大人数のグループと共有したい場合は、Googleグループ全体でドキュメントを共有することで、各自のメールアドレスを個別に入力する必要がなくなります。共有すると、グループのメンバー全員（および後からグループに追加されたメンバー）が、共有したドキュメントにアクセスできるようになります。

複数のファイルを一度に共有する

たくさんのファイルを一度に共有したいですか？ファイルを個別に共有するのではなく、フォルダに移動して共有できます。フォルダを共有したユーザーは、その中のすべてのデータにアクセスできます。

他のプログラムで作成された文書の変換

別のプログラムで作成したドキュメントファイルをGoogleドライブ用に変換する必要がある場合、ご安心ください。ドキュメントのフォーマットが適切であれば、すぐに変換できます。Googleドキュメントに移動したら、すぐに共同編集者と共有できます。まず、選択したファイルをアップロードします。ドライブで開くと、ドキュメントのプレビュー画面が表示されます。プルダウンメニューボタンから「プログラムから開く」を選択します。ファイルの種類によっては、Googleが自動的に開くプログラムを提案する場合があります。リストからプログラムを選択し、ファイルをGoogleドキュメント形式に変換します。現在Googleドライブに変換できるファイル形式は次のとおりです。

ドキュメントの古いバージョンに戻す

共同作業における最大のデメリットの一つは、共同編集者の編集箇所を見つけて、ミスがあった場合に修正するのが面倒なことです。複数の人が同時に変更を加えるライブファイルでは、特に面倒です。Googleは共同作業者の負担を最小限に抑えるために、大きな進歩を遂げました。Googleドライブは、ドキュメントの更新版をすべて30日間または100回（どちらか早い方）保存します。この自動保存機能により、ファイルを何度も元に戻す必要がある場合でも、簡単に以前のバージョンに戻すことができます。

ドキュメントの以前のバージョンを復元するには、変更するファイルを開きます。[ファイルとバージョン履歴]をクリックし、[バージョン履歴の表示]を選択します。新しい画面が開き、ドキュメントの右側にバーが表示されます。このバーが重要です。以前のすべてのリビジョンが時系列で一覧表示されます。いずれかをクリックすると、そのリビジョンのプレビューが表示されます。元に戻したい修正が見つかったら、画面の上部に表示される青い [このバージョンを復元]ボタンをクリックすると、すぐに変更されます。このリビジョン履歴は、誰がどのような変更を行ったかを正確に示すため、役立ちます。あるユーザーが問題を起こしやすいことに気付いた場合は、その人の編集権限を読み取り専用権限に変更できます。