Microsoft Teams の正しい使い方を習得すれば、多くの時間を節約できます。ホワイトボード、ビデオチャット機能、チーム編成ツールが組み込まれており、Microsoft 365 生産性向上クラウドや便利なアプリケーションスイートとスムーズに連携します。
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教育とビジネスのやり取りがますますオンライン化している今、共通の目標を達成し、知識を共有し、仕事と学習のための生産的な環境を作り出すために、大規模なグループと効果的にコミュニケーションを取り、組織化することがこれまで以上に重要になっています。Teams の使い方について詳しくは、以下をお読みください。
Microsoft Teams とは何ですか?
コラボレーション アプリとして Microsoft によって作成された Teams は、Microsoft Classroom と Skype for Business の優れた機能を組み合わせて、ファイル ストレージ、アプリの統合、ビデオ会議、インスタント メッセージング、VoIP 通話、チームと共同作業者のきめ細かな組織化が可能なプログラムを作成します。
Teamsは世界中で2億7000万人以上のユーザーを抱え、企業で最も人気のあるコラボレーションアプリです。しかし、Teamsはビジネスアプリだけではありません。100万人以上がTeamsをメインのメッセージングアプリとしても利用しています。
アプリ自体に豊富な機能が搭載されています。まず、生活の様々な部分を独立したチームに分けることができます。例えば、個人チャットと仕事用チャットをそれぞれ独立して管理できます。これがMicrosoft Teamsの核となる部分です。
各チームには、1対1のチャット（チャット）、グループチャット（Teamsチャネル）、ファイル共有、グループホワイトボード、最大100人までのビデオ通話機能が備わっています。また、アプリ内で直接イベントをスケジュール設定できるため、関係者全員のカレンダーにイベントが反映され、リマインダーの設定も可能です。
最後に、個人とグループ全体のプロフィール写真をカスタマイズする機能があり、ユーザーは自分の在席ステータスをアプリ内で直接設定して、他のユーザーが自分が近くにいるかどうかを知ることができるようになります。
PCにMicrosoft Teamsをインストールする方法
Microsoft Teamsは無料でご利用いただけます。ただし、OneDrive、カレンダー、To Do、その他のMicrosoftアプリとのシームレスな同期など、すべての機能をご利用いただくには、Microsoft 365アカウントが必要です。モバイルデバイスの場合は、App Storeで「Microsoft Teams」を検索してアプリをインストールしてください。
最新のWindows PCのほとんどにはTeamsがプリインストールされています。ただし、お使いのコンピューターにTeamsがインストールされていない場合でも、手順は簡単です。
ステップ 1: Microsoft から Teams をダウンロードします。
ステップ 2:ダウンロードしたファイルを実行し、画面の指示に従って Microsoft Teams をインストールします。
ステップ 3: Teams が開いたら、Microsoft アカウントでサインインします。
個人向けTeamsの設定方法
Teamsは、日常使いに最適なコミュニケーションツールです。大切な人とビデオ通話ができるだけでなく、Teamsから直接SMSでメッセージを送信することもできます。
設定は簡単で、1〜2 分しかかかりません。
ステップ1： Windowsでは、スタートメニューを開き、「Teams」を選択します。Macでは、Launchpadを開いて「Teams」をクリックします。
ステップ 2: Microsoft アカウントでサインインします。
組織向けにTeamsを設定する方法
企業や組織でも、個人と同じように簡単にTeamsを設定できます。ただし、個人との違いは、組織がメンバーをチームに招待する必要があることです。このプロセス自体は簡単ですが、チームメンバーはそれぞれTeamsをインストールして設定する必要があります。
組織がTeamsを利用するには、有効なMicrosoft 365 BusinessまたはEnterpriseサブスクリプションと有効なドメイン名が必要です。また、TeamsのBusinessまたはEnterpriseフルバージョンは、教育機関ではご利用いただけませんのでご注意ください。
チームメンバー全員がTeamsをインストールしたら、Teamsを全員が使えるように設定するのは簡単です。手順は以下のとおりです。
ステップ 1:スタート メニューまたは Launchpad (Mac の場合) からTeamsを開きます。
ステップ 2: 「Teams にサインアップ」を選択します。
ステップ 3:組織の ID を入力し、「次へ」を押します。
ステップ 4:詳細を入力し、「Teams の設定」を選択します。
ステップ 5:チームを組織に招待します。
Microsoft から、チーム メンバーを招待するために使用できるリンクがメールで送信されます。または、左側のメニューのTeamsアイコンをクリックして、下部にある [ユーザーを招待]を選択することもできます。
Teamsでチャットする方法
チャットはTeamsの最大の強みと言えるでしょう。個人ユーザーでも組織の一員でも、チャットはつながりを保つためのツールです。
Microsoft Teamsは、WhatsAppやiMessageといった他のチャットアプリと同等のチャット機能を備えています。チームベースのチャット機能に関しては、Slackの強力なライバルでもあります。アプリの使い方は非常に簡単です。
ステップ 1:左側のメニュー バーから[チャット]を選択します。
ステップ2：ペンが描かれた小さなボックスから「新規チャット」を選択します。メニューバーの右側にあるチャットウィンドウにあります。
ステップ 3:「宛先」フィールドに、チャットしたい相手の名前を入力します。
Teams は、組織内または連絡先リスト内のユーザーを自動的に提案します。
ステップ 4: 「新しいメッセージを入力」フィールドにメッセージを入力します。
すべてのチャットはチャットメニューで簡単に見つかります。新しいチャットを開始すると、Teams にチャットが保存されます。
Teams でチャネルを使用する方法
チャネルは、チーム内のあらゆる情報をテーマやプロジェクトなどごとに整理できるセクションです。ただし、チャネルではなくチームと呼ばれます。しかし、Microsoft ではチャネルを「チャネル」と呼び、組織全体を「チーム」と呼びます。混乱を招くかもしれませんが、ご理解ください。
チャンネル（またはチーム）は、チームメンバー（また登場しましたね）が互いにメッセージをやり取りしたり、ファイルを共有したり、ビデオ会議に参加したりできる大規模なグループチャットです。管理者は、チームオーナーやチームメンバーなどの役割を設定できます。また、チャンネル…いや、チーム内のコンテンツを管理するためのモデレーターを任命することもできます。
各チームには自動的に「一般」チャンネルが付属しますが、ビジネスを運営している場合は、より具体的な内容のサイロに分割する必要があるでしょう。その方法は次のとおりです。
ステップ 1:左側のメニュー バーにあるTeamsアイコンをクリックします。
ステップ 2:画面の下部にある [参加またはチームの作成]をクリックします。
ステップ 3:チームを最初から作成するか、グループまたはチームから作成して、既存のグループまたはチームの連絡先を追加するかを選択します。
ステップ 4:チームのプライバシー レベルとして[プライベート]、[パブリック]、または[組織全体]を選択し、名前と説明を入力します。
ステップ5：「チームの作成」を選択してプロセスを完了します。Microsoft Teamsでチームを作成する方法について、さらに詳しい説明がありますので、ぜひご覧ください。
Teamsでファイルを共有する方法
Microsoft Teams の優れた機能の一つは、組織全体で大小さまざまなファイルを共有できることです。OneDrive と Sharepoint をアプリケーションに組み込むことができるため、あらゆるデバイスからクラウドファイルに素早くアクセスできます。
ステップ1：チャットウィンドウで、クリップボードのような添付アイコンを選択し、 「OneDrive」または「コンピューターからアップロード」をクリックします。共有URLをコピーして、メッセージ作成ボックスに貼り付けることもできます。
ステップ 2:ファイルの共有はチャネルとまったく同じですが、[添付] オプションには [最近] および [チームとチャネルの参照] も含まれます。
ステップ 3:ファイルの添付が完了したら、[送信]を選択してファイルを共有します。
Teamsでホワイトボードを使う方法
ホワイトボードへのアクセスはMicrosoft Teamsの最新機能の一つで、企業や組織の生産性向上に大きく貢献します。ブレインストーミング、図表作成、落書きなどを、みんなが見ている中で思いのままに行うことができます。
ホワイトボード機能はチームミーティング中のみご利用いただけます。ただし、管理者が事前にこの機能を有効にする必要があります。
ステップ 1: (管理者のみ) Microsoft Teams 管理センターにアクセスします - Web ページで開きます。
ステップ 2: [設定]をクリックします。
ステップ 3:サービスとアドインを選択します。
ステップ 4:ホワイトボードまで下にスクロールします。
ステップ 5:組織全体でホワイトボードをオンまたはオフにするを「オン」に切り替えます。
ステップ 6: Teams アプリの左側のメニュー バーにあるTeamsアイコンに移動します。
ステップ 7:ホワイトボードを共有するチーム (チャネルとも呼ばれます) を見つけます。
ステップ 8:チーム チャットの右上隅にある [今すぐ会議] アイコン (フィルム カメラのようなアイコン) をクリックします。
ステップ 9:会議に名前を付けて、「今すぐ参加」を押します。
ステップ 10:会議に参加したら、[共有] を選択します。
ステップ 11: [ホワイトボード] セクションで、[Microsoft ホワイトボード] を選択します。
Teamsでイベントをスケジュールする方法
Teamsでは、会議やライブイベントを簡単にスケジュールできます。メンバー全員に通知が届きます。承認すると、会議やイベントが各自のMicrosoft 365カレンダーに表示されます。定期的なイベントでも同様の設定が可能です。
ステップ 1:左側のメニュー バーの[Teams]タブに移動します。
ステップ 2:会議を行うチームを選択します。
ステップ 3:チャット ボックスの下にある[会議のスケジュール]をクリックします。
ステップ 4:会議ポップアップの左側にあるカレンダーを選択します。
ステップ 5: [新しい会議]をクリックします。
ステップ 6:ポップアップから会議の日時を選択します。
ステップ 7: [保存]を選択します。
ステップ 8:あるいは、スケジュール アシスタントを使用して、チーム メンバー全員との会議に最適な時間を見つけることができます。
スケジュールアシスタントは、MicrosoftがCortana（現在は廃止された仮想アシスタント）に代わる機能です。このオプションを選択すると、アシスタントがチームメンバーの空き時間と予定時間を表示します。
Teamsでビデオ通話をする方法
Teams では、1 対 1 のビデオ通話や、最大 100 人が参加するグループビデオ通話が可能です。通話中は、全員がチャット、ファイル共有、ホワイトボードでの作業を行うことができます。
ステップ 1:チャット リストから、[新しいチャット]ボタンを選択します。
ステップ 2:チャットの上部にある [宛先] フィールドに連絡先の名前を入力します。
ステップ3：カメラのようなボタン「ビデオ通話」を選択して通話を開始します。後で確認する必要がある場合は、Microsoft Teams会議を録画できます。
Teamsで画面を共有する方法
Teamsのビデオ通話中に、チームメンバーと画面を共有できます。手順は簡単です。
ステップ 1: Teams 会議に参加した後、画面中央の[共有]をクリックし、共有するウィンドウ、ドキュメント、または画面を選択します。
ステップ 2:完了したら、右下にある [共有を停止]をクリックします。
アクティブに共有しているコンテンツの周囲には赤い枠線が表示されることに注意してください。
Teamsでメッセージと通知を確認する方法
アクティビティフィードは、参加したメッセージやチームの管理権限を与えられたメッセージ、自分の投稿への返信、いいねした投稿、おすすめの投稿、トレンドの投稿など、すべてのメッセージを一元的に確認できる場所です。メッセージを受信すると、チャットメニューとアクティビティフィードの両方に通知が表示されますが、その他の通知はアクティビティにのみ表示されます。
個人またはグループ間で送信されるDMは非公開のままですが、チャネル内でメッセージを送信すると、アクティビティフィードに通知が表示されます。チャネルメッセージは、Teamsアプリでのアクティビティの詳細を示すプレビューカードを送信する際にも役立ちます。
不在の場合は、Microsoft Teams で不在メッセージを設定できます。
Teamsの設定を変更する方法
Teamsには言語、キーボードショートカット、アプリ設定など、豊富なオプションが用意されていますが、ここでは最も重要な3つの設定方法をご紹介します。具体的には、プロフィール写真の変更、プライバシー設定、テーマの選択です。
ステップ 1:右上隅にあるアカウント アイコンを選択します。
ステップ 2: [設定]をクリックします。
Teamsでプロフィール写真を変更する方法
ステップ 1: [設定]メニューから[プロフィールの編集]を選択します。
ステップ 2: [画像のアップロード]ボタンを選択して、[ファイルのアップロード] ウィンドウを開きます。
ステップ 3:新しい画像を選択し、「開く」ボタンをクリックして写真をアップロードします。
ステップ 4: [保存]を選択します。
Teams のプライバシー設定を変更する方法
「セキュリティ」タブを選択して、サイレント、優先アクセス、通話ブロック、既読確認、アンケートへの参加などのセキュリティ設定を調整します。
既読通知の設定を変更した場合、設定を有効にするにはすべてのチャットを閉じる必要があることに注意してください。
Teamsでテーマを選択する方法
ステップ 1: Teams アプリから、右上隅にあるアカウント アイコンを選択してメイン メニューを開き、 [設定] をクリックします。
ステップ 2: [全般]タブを選択し、[既定]、[暗い]、[高コントラスト]のいずれかを選択します。
TeamsでSMSを送信する方法
Microsoft Teamsの優れた点は、Teamsユーザー以外のユーザーにSMSメッセージを送信できることです。この機能は、企業が持っていない個人用Teamsアカウントを利用するメリットです。
ステップ 1:左側のメニューの[チャット]タブをクリックします。
ステップ 2: [新しいチャット]を選択します。
ステップ 3: [宛先]フィールドに受信者の電話番号を入力します。
ステップ4：連絡先の名前を入力します。この名前は相手には表示されません。これはあなただけが使用する名前です。
ステップ 5:メッセージを入力して送信します。
Teamsは、組織と個人向けの機能が満載です。Microsoftは、ホワイトボードからSMSメッセージングまで、様々な機能を追加することで、Slackなどの競合製品との差別化を図っています。Teamsが今日、世界で最も利用されているビジネスアプリケーションの1つであることは、当然のことです。
