Microsoft Excelは、レドモンド社が開発したスプレッドシートアプリケーションの中でも最も優れたアプリケーションと言えるでしょう。多くの計算専門家があらゆる計算処理にExcelを使用しているのには、十分な理由があります。経費管理やカレンダー作成といったシンプルなスプレッドシートであればExcelで十分ですが、複雑なデータを細かく分析して提示する必要がある場合にこそ、Excelは真価を発揮します。ここでは、Excelの最も強力なツールの一つであるピボットテーブルを作成する方法をご紹介します。
始める前に、ピボットテーブルとは一体何の役に立つのでしょうか？簡単に言うと、ピボットテーブルを使うと、同じデータを様々な方法や角度から見ることができるため、詳細な分析や重要な傾向の発見が容易になります。例えば、売上結果を評価する際には、特定の人物、特定の商品、特定の期間など、様々な視点から分析したい場合があるでしょう。ピボットテーブルを使えば、一つの情報プールを作成し、そこから簡単に焦点を切り替えることができます。これは、手作業では面倒な分析です。
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ピボット テーブルは、ソフトウェアを有料で購入したか、Microsoft Office/365 を無料で使用しているかに関係なく、Excel の現在のすべてのバージョンで機能するようになりました。
ステップ1: データを準備する
Excelのピボットテーブルを使う上で最も重要なステップは、データを丁寧に整理することでしょう。最も簡単な方法は、Excelのテーブルを使うことです。Excelのテーブルを使えば、更新するたびにピボットテーブルに追加される行を追加できます。しかし、少なくとも、データは表形式で、分かりやすい列ヘッダーと列内のデータの一貫性を保つ必要があります。新しいデータ列があれば、それを追加することを検討してください。そうすることで、ピボットテーブルの品質が向上します。
例えば、会社の売上情報を分析したいとします。6人の営業担当者が、複数の地域で3つの商品を販売しています。商品は顧客ごとにカスタマイズされているため、価格も異なります。ピボットテーブルを使ってデータをどのように整理できるか、イメージをつかんでいただくために、架空の情報を含むサンプルテーブルを用意しました。
表は、まずデータを入力し、範囲全体を選択してから「挿入」>「表」を選択するだけで作成できます。繰り返しますが、この手順は必須ではありませんが、後でデータ行を追加してピボットテーブルの更新を容易にしたい場合は、この手順を実行することをお勧めします。
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ステップ2: おすすめを試す
Excelには、データ操作を楽にする便利な機能が満載で、可能な限りユーザーが何を達成したいのかを推測し、いくつかの手順を自動的に実行します。この便利な機能は、「おすすめピボットテーブル」ツールで実証されています。このツールは、データを分析し、分析と提示方法に関する論理的なオプションをいくつか提案します。
推奨ピボットテーブルを使用するには、「挿入」>「推奨ピボットテーブル」を選択します。Excel がいくつかのオプションを提示します。この例では、売上データを様々な角度から分析する 10 種類のピボットテーブルの作成が提案されます。列のラベル付けは重要です。Excel はこれらのヘッダーを読み取り、最適な推奨ピボットテーブルを提案します。例えば、販売価格を確認したい場合は「コスト」という用語を使用しないでください。Excel はそれに基づいて推奨ピボットテーブルを提案します。
1つの推奨事項は「顧客別の総売上合計」です。このオプションを選択すると、Excelはピボットテーブルの作成に進みます。
ピボットテーブルには、現在の分析に関連するデータのみが表示されています。右側には、Excel がピボットテーブルの作成に使用した条件が「ピボットテーブル フィールド」ダイアログで表示されています。これらの各フィールドの意味については、次のカスタマイズのセクションで説明します。
ステップ3: ピボットテーブルをカスタマイズする
このダイアログの各項目は、ピボットテーブルの動作を決定する上で重要です。設定アイコンをクリックして、ダイアログの外観を自分に最適なものに変更できます。
フィールドの選択
ここでは、ピボットテーブルに含める列を選択します。ピボットテーブルにデータがどのように表示されるかは、そのデータが表すデータの種類によって決まります。Excelは、ピボットテーブルに列を追加するか、テーブル内のフィールドのデータを追加するかを自動的に判断します。例えば、「商品」を選択した場合、Excelは顧客ごとの商品数を追加するものと想定します。
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一方、「日付」を選択した場合、Excel はデータをテーブルに配置し、売上が発生した日付ごとに整理します。
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ピボットテーブルを作成する際には、フィールドの追加や削除がデータ表示にどのような影響を与えるか、実験してみるのも良いでしょう。Excelは適切な選択をしてくれますが、Excelの選択が適切でない場合は、変更することも可能です。
フィルター
表示するデータを絞り込みたい場合は、フィールド選択リストから項目を「フィルター」セクションにドラッグします。例えば、「顧客」を「フィルター」セクションにドラッグすると、特定の顧客または選択した複数の顧客のデータだけを簡単に表示できます。
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列
フィールドを「列」セクションにドラッグすることで、データの表示方法を拡張できます。繰り返しになりますが、このセクションにフィールドをドラッグすると、Excelはデータの表示方法を自動的に判断します。例えば、「日付」を「列」セクションにドラッグすると、Excelは最も合理的な期間（この場合は月単位）で売上を集計して表示します。これは、顧客の購買パターンを考慮しながら、月ごとの売上額を知りたい場合に役立ちます。
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行
同様に、「行」セクションにフィールドをドラッグして、ピボットテーブルの行に異なるデータを埋め込むことができます。「日付」を「行」セクションにドラッグすると、Excelは顧客ごとの月別売上を表示しますが、データは前の例のように月別ではなく、顧客ごとに集計されます。この場合、各顧客への売上が主な関心事ですが、時間軸での傾向も把握したいと考えるでしょう。
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価値観
最後に、「値」セクションでは、データの分析方法を決定します。これまでの例では、総売上高を確認してきました。このセクションの下矢印キーをクリックすると、値フィールドの設定を変更して、別の数値計算を確認できます。
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例えば、総売上高ではなく売上高の平均を確認したいとします。値フィールドの設定ダイアログで「平均」を選択するだけです。また、結果が最も分かりやすいように数値の書式を設定することもできます。
Excelでグラフを作成する方法
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顧客別の総売上高を考慮して総計を計算するのではなく、会社別の平均売上高と会社全体の平均売上高を調べます。これは、例えばどの顧客の売上高が平均を上回っているか、下回っているかを評価し、どの顧客に最も（あるいは最も少なく）注意を払うべきかを判断するのに役立ちます。この例では、Acme EngineeringとJones Roofingは、他の顧客ほど営業面で注意を払う価値がないかもしれません。
ピボットテーブルには、データの細分化を容易にする豊富なオプションが用意されていることは明らかです。ピボットテーブルを効果的に活用するコツは、オプションを適用する前に、何を見たいのかを明確に決めておくことです。また、データがテーブルのレイアウトやヘッダーの命名方法と一致していることを確認することも重要です。設定を慎重に行うほど、ピボットテーブルの有効性は高まります。
ステップ4: 独自のピボットテーブルをゼロから作成する
ピボットテーブル機能を試してみて、様々なオプションがデータにどのような影響を与えるかある程度理解できたら、ピボットテーブルを一から作成し始めましょう。手順は推奨事項を使用する場合と似ていますが、「挿入」>「ピボットテーブル」に移動し、最初のステップとしてデータを手動で選択します。
この例ではTable1を選択しますが、データ範囲を選択したり、外部データソースからデータを取得したりすることもできます。また、新しいワークシートを作成するか、既存のワークシートの特定の場所にピボットテーブルを配置するかを選択することもできます。
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選択すると、空のピボット テーブルとピボット テーブル フィールド ダイアログが表示されます。
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独自のピボットテーブルを作成するには、フィールドを選択し、データの計算方法と表示方法を決定するだけです。例えば、営業担当者の月ごとの業績と年間の売上高の合計を確認したいとします。「営業担当者」、「日付」、「売上高合計」の各フィールドを選択し、「営業担当者」フィールドを「フィルター」セクションにドラッグして、値を通貨として表示するように設定します。Excelは関連する日付項目を自動的に「行」セクションに追加し、合計を表示するように設定してくれます。
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Excelでは、デフォルトで全営業担当者のデータが表示されます。営業担当者を1人選択して、その担当者のデータのみを表示することもできます。この場合、Judy Frenchさんは売上高がかなり多かったにもかかわらず、わずか3ヶ月で売上を達成したことがわかります。これは、彼女が魚ではなく大物を狙っていたため、営業プロセスが長くなったことを示唆している可能性があります。もしこれが正しければ、貴重な結論です。Judyさんの営業をより迅速に完了させるために、アシスタントを雇うのは良い考えかもしれません。
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ステップ5：学習に投資する
Excelのピボットテーブルを本当に使いこなせるようになりたいなら 、様々なデータタイプがどのように使われるかをもう少し詳しく学ぶ時間を取りましょう。Microsoftは独自のトレーニングリソースを提供しており、サードパーティのトレーナーも多数います。
ただし、一般的には、このガイドの範囲を超えるほどExcelを深く掘り下げることになります。とはいえ、ピボットテーブルがデータ分析においていかに強力なツールとなり得るか、そして適切な種類のテーブルにデータを設定しておけば、比較的簡単に使い始めることができることがお分かりいただけたかと思います。そして、始める前にピボットテーブルで何を実現したいのかを明確にしておくことがいかに重要であるか、強調しすぎることはありません。
ピボットテーブルはExcelの最も高度な機能の一つです。このソフトウェアについてさらに詳しく知りたい方は、Microsoft Excelのおすすめヒントとコツのリストをご覧ください。
