WindowsとMacのExcelでドロップダウンリストを作成する方法

Excelにドロップダウンリストを導入すると、定義済みのデータを素早く効率的に選択できます。これにより、スプレッドシートに手動でデータを入力するよりも時間を節約できます。ドロップダウンリストは、フォームへの情報入力など、さまざまな用途に最適です。

Windows および Mac で Microsoft Excel を使用してドロップダウン リストを作成する方法を説明します。

手動でデータを入力してドロップダウンリストを作成する

Excelでドロップダウンリストを作成する方法はいくつかあります。この方法は最も簡単で、Microsoft Excelスプレッドシートの初心者や、頻繁に更新する必要のないリストに特に効果的です。

ステップ 1:ドロップダウン リストを入力する列のセルを選択します。

ステップ 2: [データ]タブに移動し、[データの検証]ボタンを選択するか、ドロップダウン メニューから [データの検証]を選択します。

ステップ 3:表示される次のウィンドウから[許可]メニューを選択し、 [リスト]を選択します。

ステップ4：「ソース」フィールドに、ドロップダウンリストに含めたい項目を正確に入力します。各リスト項目の後に必ずカンマを入れてください。

ステップ 5: [OK]を選択します。

手順 1 で最初に選択したセルには、手順 4 で入力したすべての情報を含む機能的なドロップダウン リストが表示されます。

セルの範囲を選択してドロップダウンリストを作成する

Excel で複数選択のドロップダウン リストを作成する最も一般的な方法は、他のセルのデータを使用する範囲を使用することです。

ステップ1：ドロップダウンリストに表示するデータを含める列を選択します。ドロップダウンリストと同じスプレッドシートからデータを追加することもできますが、別のスプレッドシート（​​下部に新しいスプレッドシートを追加）を使用することもできます。後者を選択すると、メインのスプレッドシートがより整理され、プロフェッショナルな印象を与え、すっきりとした印象になります。

ステップ 2:すべてのデータ エントリを列に入力します (必要に応じて新しい列を追加できます)。各エントリには独自のセルが用意されています。

ステップ 3:ドロップダウン リストを表示するセルを選択します。

ステップ 4: [データ]タブに移動し、ドロップダウン メニューから[データの検証]を選択します。

ステップ5：「許可」メニューで「リスト」を選択します。 「ソース」フィールドの端に矢印が表示されますので、その矢印を選択します。

ステップ6：スプレッドシートのメインビューに戻ります。ここから、最初のセルから最後のセルまでカーソルをドラッグして、セル範囲を選択します。

ステップ7：データの入力規則のミニポップアップウィンドウで、矢印ボタンを選択します。ソースバーには、上記の手順で選択したセル範囲全体が含まれます。「OK」を選択します。

これで、手順 3 で選択したセルにドロップダウン リスト メニューが表示されます。

ドロップダウンリストが選択されたときにメッセージを表示する

ドロップダウン リストを作成したら、入力メッセージを追加して、よりアクセスしやすくすることができます。

ステップ1：ドロップダウンリストが配置されているセルを選択します。次に、もう一度データの入力規則のポップアップウィンドウを開きます。

ステップ2：「入力メッセージ」タブを選択します。適切なタイトルと、ドロップダウンリストをクリックした際に表示するテキストを入力します。ここで追加できるテキストは225文字までです。

ステップ 3:「OK」を選択してメッセージを適用します。

エラーアラートを表示する

ドロップダウン リストの目的を説明するメッセージを挿入できるのと同様に、リストに見つからないテキストまたはデータが入力されたときに表示されるエラー アラートを表示することもできます。

ステップ1：ドロップダウンを作成したセルを選択します。データ検証ウィンドウを再度開き、「エラーアラート」タブを選択し、「無効なデータが入力されたらエラーアラートを表示する」ボックスにチェックを入れます。

任意のタイトルとメッセージを入力します。タイトルまたはテキストフィールドが空の場合、Excel はデフォルトのメッセージを適用します。

ステップ 2:提供されているスタイル ( [停止 (X)]など) からスタイルを選択し、[OK]を選択します。

あるいは、無効なデータの入力を阻止せずにポップアップメッセージを表示したい場合は、 「スタイル」メニューから「情報」または「警告」を選択します。どちらのオプションも独自のデザインになっています。

ドロップダウンリストを保護する

ドロップダウン リストのデータのソースを誰かが表示したり改ざんしたりすることを防ぐために、それらのセルをロックすることができます。

ステップ1：ドロップダウンリストのデータが入力されている列に移動します。次に、不正なソースからの変更を防ぐためにロックしたいセルを選択します。

ロックする領域を選択したら、「ホーム」タブに移動します。

ステップ2：「配置」セクションで、右下にある小さな矢印を選択して「セルの書式設定」ウィンドウを開きます。「保護」タブに移動し、「ロック」チェックボックスをオンにして「OK」を選択します。

ステップ3：「校閲」タブに移動し、「シートの保護」または「ブックの保護」を選択します。必要に応じて調整を行い、「OK」を選択します。

Excelのドロップダウンリストを使うのは、時間を節約するのに最適な方法の一つですが、事前に少し設定が必要です。ワークフローを改善するためのExcelのテクニックは他にもたくさんありますので、ぜひチェックしてみてください。