新しいコンピュータを入手したため、または問題のトラブルシューティングを行っているため、確実に保存しておきたいメールがある場合は、Microsoft Outlook でバックアップを作成できます。
受信トレイをOutlookファイル形式にエクスポートしておけば、必要に応じて後で簡単にインポートできます。また、Excelで開いて確認・分析できるCSVファイルにエクスポートすることもできます。ここでは、両方のファイル形式を使ってOutlookでメールをバックアップする方法を説明します。
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WindowsでOutlookファイルを使用してメールをバックアップする
後でOutlookに簡単にインポートできるメールのバックアップを作成したい場合は、PSTファイルを作成するのが最適です。残念ながら、この方法はMac版のOutlookでは利用できません。
ステップ1： Outlookを開き、「ファイル」 > 「開くとエクスポート」を選択します。次に、「インポート/エクスポート」を選択します。
ステップ 2:インポートおよびエクスポート ウィザード ウィンドウが開いたら、[ファイルにエクスポート]を選択し、[次へ]を選択します。
ステップ 3:次のウィンドウで、Outlook データ ファイル (.pst)を選択し、[次へ]を選択します。
ステップ4：次に、受信トレイを選択し、 「サブフォルダを含める」チェックボックスをオンにして、作成したすべてのフォルダが含まれていることを確認します。必要に応じて、別の特定のフォルダを選択することもできます。
ステップ5：特定の送信者からのメール、特定の期間のメール、特定のキーワードを含むメールなど、特定のメールだけを取得したい場合は、「フィルター」を選択します。条件を追加し、「OK」を選択します。
ステップ 6:受信トレイ、サブフォルダー、フィルターを選択した後、[次へ]を選択します。
ステップ7：ファイルを保存する場所を選択します。「参照」ボタンを使用して場所を選択するか、上部のボックスにフルパスを入力します。
ステップ8：次に、重複を置き換える、重複を許可する、重複をエクスポートしないのいずれかのオプションを選択します。「完了」を選択します。
その後、ファイルの選択した場所にアクセスしてファイルを開くことができます。
CSVファイルでメールをバックアップする
メールをバックアップし、必要に応じてExcelで開ける読み取り可能なファイルを作成したい場合は、CSVファイルを作成することもできます。この方法は、Windows版またはMac版のOutlookでお試しください。
ステップ 1:上記の最初の 2 つの手順に従って、「インポート/エクスポート」を選択し、インポートおよびエクスポート ウィザードを開きます。
ステップ 2: 「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」を選択します。
ステップ 3:今回は、[ファイルにエクスポート]ボックスで[カンマ区切り値]を選択し、[次へ]を選択します。
ステップ 4:リストから受信トレイを選択し、[次へ]を選択します。
ステップ 5:パスを使用して場所とファイル名を入力するか、[参照]ボタンを選択してファイルの場所を選択します。
[参照]ボタンを使用する場合は、場所に移動し、使用するファイル名を入力して、[OK]を選択します。
手順 6: [エクスポートしたファイルに名前を付けて保存] ボックスに場所とファイル名を入力したら、[次へ]を選択します。
ステップ 7:エクスポートする受信トレイを確認し、[完了]を選択します。
ファイルが作成されると簡単なメッセージが表示され、選択した場所にアクセスしてファイルにアクセスし、Excel または同様のアプリケーションで開くことができます。
Outlookメールをバックアップして安全に保管したり、後で再度インポートしたりするのは、ほんの数分で完了します。重要なメッセージを失わないようにするためにも、バックアップしておく価値は十分にあります。
詳細については、Outlook で電子メールを取り消す方法、または Outlook 署名を変更する方法を参照してください。
