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ExcelでVLOOKUPを使う方法

ExcelでVLOOKUPを使う方法

Microsoft Excelを使い続けるうちに、VLOOKUP関数が大規模なExcelディレクトリやデータベースを扱う際に非常に役立つツールであることに気付くでしょう。VLOOKUP関数を使うと、スプレッドシート全体を調べることなく、特定のエントリに関する目的の情報を素早く見つけることができます。

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でもご心配なく。この関数は見た目ほど難しくはなく、時間を大幅に節約し、より自由な分析が可能になります。ExcelでVLOOKUPを使う方法をご紹介します。

VLOOKUPパスの理解

VLOOKUP関数は4つの異なる「引数」、つまり関数に入力する値に分かれています。これらはVLOOKUPが情報を取得する場所を正確に定義するため、関数を=VLOOKUP()という基本的な構文で開始すると、括弧内に入力した4つの引数がすべての処理を実行します。

簡単に言うと、VLOOKUP関数では、検索したい値、値が含まれる範囲、戻り値のある列、そして戻り値が正確な値か近似値かを指定します。Excel関数の使い方に慣れていない方には、この説明はあまり意味がわからないかもしれません。それぞれの引数がどのように機能するかを詳しく説明することで、理解しやすくしましょう。従業員名簿やクラスの成績表などの例を思い浮かべて、実際の運用でどのように機能するかを確認しましょう。

ステップ 1:最初の引数を選択します。

これは検索値、つまりデータベースまたはディレクトリ内の特定の行に関するデータを取得するために使用する識別情報です。従業員IDやクラスID、特定の名前などの情報を入力する場所です。この検索値の配置場所は自由に選択できますが、分析しやすいようにVLOOKUP関数の近くに配置するのが理想的です。また、入力する内容が常にわかるように、ラベルも明確にしておく必要があります。

VLOOKUP 引数 1 を挿入します。
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ステップ 2: 2 番目の引数を選択します。

これは、最初の引数(検索値)が含まれる範囲です。例えば、特定の従業員ID番号を検索する場合、この引数にはデータベース全体を含める必要があります。一番簡単な方法は、最初のエントリを手動でクリックし、カーソルを一番下の右端のエントリまでドラッグして、データベース内のすべての値を含むすべてのセルを囲むようにすることです。非常に大きなデータベースの場合は、最初のエントリ(例えばA2)、コロン、最後のエントリ(この場合はB5)を手動で入力し、次のように入力します:A2:B5

2番目の引数は常にデータベースまたは範囲の最初の列(左端)から始まる必要があることに注意してください。これは、VLOOKUP関数が横並びのリストではうまく動作しない理由でもありますが、スプレッドシートではそのようなケースは稀です。

VLOOKUP は 2 番目の引数を選択します。
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ステップ 3: 3 番目の引数を選択します。

VLOOKUP関数は、情報を検索するデータベースまたはテーブルの全範囲を把握していますが、もう少し手助けが必要です。今度は、戻り値がある列、つまり検索値を入力するときに必要な特定のエントリを選択する必要があります。

3番目の引数は、列の文字ではなく数値である必要があります。リストの最初のエントリ列から数え始め、右に進み、必要なデータ(従業員のボーナスや生徒の成績など)がある列まで進みます。この数値を関数に入力することで、VLOOKUP関数は結果を返します。

VLOOKUP の 3 番目の引数を選択します。
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ステップ 4: 4 番目の引数を選択します。

4番目の引数は少し異なります。ここにFALSEまたはTRUEを入力することで、完全一致を返すか近似一致を返すかを指定できます。関数をここで終了したい場合はこの手順を実行する必要はありませんが、この手順は役立ちます。FALSE引数を指定すると、入力値が見つからない場合(例えば、入力した従業員IDが存在しないなど)、エラーが返されます。TRUE引数を指定すると、最も近い結果に丸められ、そのエントリの目的の値を返します。これにより、特定の種類の分析を簡素化できます。

VLOOKUP 関数が完成したら、検索スペースに値を入力して、VLOOKUP が返す結果を確認できるようになります。

覚えておくべき重要な注意事項

  • VLOOKUPは常に右方向のパスを参照します。左方向のパスは参照しません。検索データを配置する際には、この点に留意してください。

  • Excel で新しい列を追加するとデータ範囲が混乱するため、変更を行う際にはこの点も考慮してください。

  • VLOOKUPは重複を認識できません。例えば、2人の従業員が同じ姓を持つ場合、VLOOKUPは、それが目的の姓であるかどうかに関係なく、リストの最初の姓で処理を中止します。そのため、この関数はフルネームやID番号で使用されることが多いです。

  • VLOOKUP は大文字と小文字を区別するため、大文字で始まる単語とそうでない単語の検索を区別できます。

  • 他のExcel関数と同様に、VLOOKUP関数をテーブル全体に拡張して、プロジェクトに応じて複数の値を一度に返すことも簡単です。操作に慣れたら、より複雑な使い方に挑戦してみましょう。

Microsoft Excelは、保存するデータをかなり細かく制御できます。VLOOKUP関数は、データを検索して返すための優れた方法で、取得したデータは様々な方法で表示できます。Excelでグラフを作成する方法はご存知かもしれませんが、ピボットテーブルの作成方法はご存知ですか?

Forbano
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