Microsoft Teamsで「不在時」メッセージを設定する方法

多くの人が、オフィス内外を問わず、同僚とのコミュニケーションにMicrosoft Teamsを定期的に使用しています。これは、チームメンバーとの連絡を維持する最も効率的な方法の一つと考えられていますが、すぐに対応できないことを伝えたい場合はどうすればよいでしょうか？Microsoft Teamsには、プロフィールに「不在」ステータスを設定する機能があり、午後だけ不在にしたり、数日間の休暇を取得したり、長期間不在にしたりする場合、スタッフに知らせることができます。

Teams の「不在」ステータスを設定するにはどこにアクセスすればよいですか?

Microsoft TeamsとOutlookのカレンダーは同期されている点にご注意ください。これには不在通知や自動返信も含まれます。つまり、Microsoft Teamsで設定した内容はすべてOutlookに反映されます。同様に、Outlookで不在通知を設定すると、Teamsにも反映されます。ただし、Outlookの方が手順が簡単です。

次の手順は、Microsoft Teams をオンラインで使用する場合でも、デスクトップで使用する場合でも機能します。

まず、Teamsのプロフィールアイコンをクリックし、ショートカットとして「不在時のスケジュール」に直接移動します。すると設定エリアに移動し、そこで設定を進めることができます。または、プロフィールアイコンの横にある3点アイコンをクリックし、「設定」>「全般」に移動して、ページの一番下までスクロールします。そこで不在時の設定を見つけ、「スケジュール」をクリックします。

自動返信をオンにして、その下のテキストボックスに不在期間を詳細に記したメッセージを入力してください。このステータスは組織内の連絡先のみに適用されることにご注意ください。この時点で「保存」を押した場合、日時を設定できないため、復帰時に自動返信を手動でオフにする必要があります。このメッセージは、Microsoft Teams 会議への参加に招待された場合に送信されます。

職場以外でも自動返信を有効にする場合は、「組織外への返信送信」をクリックし、その下のテキストボックスに同様のメッセージを入力します。次に、「期間を指定して返信送信」をクリックし、自動返信を再開する不在日数を設定します。

[保存]をクリックすると、Teams と Outlook の両方に同期されます。

Teamsで「不在通知」を設定する方法

Microsoft Teamsで「不在」ステータスを設定すると、チャットに表示されるメッセージを設定できます。これにより、同僚にメールで連絡することなく、自分が不在であることを知らせることができます。前述のように、プロフィールアイコンをクリックすると、「スケジュールと不在通知」オプションにアクセスできます。また、このエリアには「ステータスメッセージの設定」オプションもあり、一定時間不在であることを同僚に伝えるメッセージを設定できます。

プロフィールアイコンをクリックするとドロップダウンメニューが開き、「ステータスメッセージの設定」をクリックしてメッセージを入力します。誰かがあなたにメッセージを送信しようとすると、チャットにステータスが表示されます。これは「不在」ステータスではなく、Outlookとは同期されないことにご注意ください。

Microsoft Teams は非常に便利なコミュニケーション ツールですが、問題が発生した場合は、Microsoft Teams の問題のトラブルシューティング ガイドを確認してください。